涉密档案管理要求

《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)明确规定，国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照要求定期归档，集中管理，并定期向有关档案机关或者档案工作人员移交，任何个人不得拒绝归档或者据为己有;档案管理部门应建立科学的档案工作责任制和档案管理制度，确保档案的安全;禁止擅自篡改、损毁、伪造、销毁和出卖属于国家所有的档案。

一、涉密档案保存管理

1.立卷、归档管理

对于涉密载体统一集中管理，就落在载体的立卷、归档上。此项工作主要按照《档案法》及其配套法律法规以及涉密档案室的要求办理。

在将涉密载体进行立卷、归档或者移交至涉密档案室时，档案管理人员需要遵循以下工作要求进行立卷归档操作。

(1)对涉密载体的密级、保密期限进行复核审查，对于属于本机关、本单位产生的涉密载体，如果达到解密或变更条件的，按照有关规定进行解密或变更，并进行归档工作。

(2)对于不属于本机关、本单位产生的涉密载体，并且原产生机关、单位未作出解密、变更决定的，不得擅自对涉密载体进行解密或变更。

(3)对于已经立卷、归档的涉密载体，保密期限届满的，可以自行解密。

(4)在对立卷、归档的涉密载体进行复核审查后，确认仍属于国家秘密的，一定要在档案卷宗封面或者首页明显位置作出与卷内载体相同密级和保密期限的标志。如果卷内有多份涉密载体，那么卷宗封面或者首页一定要按照Zui高密级和Zui长保密期限作出标志。

2.维护管理

涉密档案室是机关、单位存放涉密档案的“重地”，对于涉密档案室及涉密档案的维护管理工作，要严格按照保密要害部位相关要求进行。

(1)严格控制人员出入。涉密档案室对于门禁控制、防蓝报警和视频监控的部署，一定要科学、严谨设置，通过人防、物防和技防措施，严格控制人员出入。所有进出人员，均需要进行登记并保留好记录，以便追溯。

(2)维护好档案室环境。档案管理人员是涉密档案室的“主人”，要注意做到维持良好环境。不管是纸介质涉密档案还是其他介质的档案，想要长期存放，都需要使其处于良好的存储环境。在日常，除了Zui基础的卫生清洁外，一定要注意涉密档案室的温度和湿度情况，确保档案的存储环境适宜，使得档案可以长期保存。

(3)档案归位要及时。对于相关人员使用完毕归还的涉密档案资料，档案管理员应当及时将档案进行“归位”，不要让档案长期放置在开放的桌面上处于无人控制的状态，否则容易使涉密档案处于高泄密的风险中。用完即“归位”，是确保档案安全的有效手段。

(4)人员离开要布控。涉密档案室的工作人员不可能24小时都待在档案室，人员一旦离开，就要对档案室进行有效的封锁布控。例如，对进出口进行上锁关闭，开启档案室内的防盗报警布控等，以降低无人值守时档案的安全保密风险。

(5)职责要严格遵守。档案管理重要的是人，档案管理人员应当认真履行岗位职责，工作期间不闲聊、不散漫，认真做好档案登记、入档、借阅、归还等各项工作，档案管理井然有序，档案的安全性自然就会提升。

(6)做好定期盘点。在日常管理过程中，定期对档案进行盘点。通过盘点，一方面，可以回查日常归档、借阅等行为的登记情况是否翔实准确;另一方面，可以有效保证档案台账与实物的账实相符，是档案管理必不可少的环节。

(7)没有留存价值的档案及时销毁。档案管理人员一定要定期对所有档案进行梳理，对于没有保存价值的档案，要及时单独放置，并按照涉密载体销毁相关要求执行销毁工作。

二、涉密档案借阅管理

有关借阅管理，重点强调以下几点。

(1)档案借阅一定要履行审批登记手续。工作中发生很多档案遗失的事件，归根结底，就是没有严格履行审批登记手续。审批是为了确保涉密档案的借阅人员符合此国家秘密的知悉范围，而登记则是将档案借阅的行为进行记录的有效举措，详尽的登记信息可以帮助我们进行有效追踪。

(2)档案借阅尽量现场阅览，减少带出，降低档案在外的管理风险。

(3)借阅到期及时归还，对于中长期借阅档案的，当档案借阅期限到期时，一定要及时归还。一方面，借阅人要主动按期归还档案;另一方面，档案管理人员要及时对借阅人进行提醒，追回到期的档案。如果只借出而不关注按期归还，那么档案就会处于非常危险的失控状态，Zui终可能导致遗失事件发生。