做好体系管理工作的方法和技巧

做好体系管理工作需要运用一系列有效的方法和技巧，以下是一些重要的方面。

一、

规划与目标设定

制定全面计划

在开展体系管理工作前，要制定一个全面的计划。这个计划应涵盖体系建设的各个阶段，包括目标设定、资源分配、时间安排等内容。例如，计划在多长时间内完成体系文件的编写、审核和发布，如何分阶段对员工进行培训等。以建立一个新的环境管理体系为例，计划可能分为三个月的文件编制期、一个月的内部培训期、半年的试运行期等。

计划还要考虑到可能遇到的风险和挑战，并制定相应的应对措施。比如，如果在体系建设过程中可能出现人员流动的情况，那么就要提前安排人员备份或者制定快速培训新人的方案。

明确目标层次

体系管理目标要具有层次性。

要确定总体目标，如提高企业的整体管理水平或者提升产品质量以增强市场竞争力等。

将总体目标分解为具体的、可衡量的子目标。例如，将提高产品质量的总体目标分解为降低产品缺陷率、提高产品一致性等子目标。

这些子目标可以细化到每个部门或岗位的工作目标，如生产部门将降低产品缺陷率的目标具体化为减少生产过程中的废品数量等。

二、

数据收集与分析

多渠道收集数据

数据收集是体系管理的重要基础。要通过多种渠道收集数据，包括内部和外部来源。

内部数据可以从生产记录、质量检验报告、员工反馈等方面获取。例如，生产记录可以反映生产过程中的各项参数，如温度、压力、生产时间等，这些数据对于分析生产效率和产品质量非常重要。

质量检验报告则直接显示产品是否符合质量标准以及存在哪些质量问题。

外部数据可以来源于客户反馈、市场调研、行业标准等。

客户反馈能帮助企业了解产品在市场上的表现，如客户对产品功能、外观、服务等方面的满意度和改进建议。

深入分析数据

收集到数据后，要运用适当的分析方法进行深入分析。

可以采用统计分析方法，如计算平均值、标准差等，来描述数据的集中趋势和离散程度。例如，计算产品尺寸的平均值和标准差，可以判断产品尺寸的一致性程度。

还可以使用因果分析方法，找出问题产生的根本原因。比如，通过鱼骨图分析产品质量问题，从人、机、料、法、环等方面找出影响质量的因素。

流程分析方法则有助于梳理工作流程中的瓶颈和不合理之处，从而进行优化。

三、

员工参与和培训

提高员工参与意识

体系管理不是少数人的工作，而是全体员工的共同责任。要通过多种方式提高员工的参与意识，如组织宣传活动、设立奖励机制等。

宣传活动可以包括制作宣传海报、举办知识竞赛等。例如，在企业内部制作关于质量管理体系的宣传海报，张贴在车间、办公室等显著位置，介绍质量管理体系的重要性、工作流程等内容。

设立奖励机制可以对在体系管理工作中表现的员工给予物质或精神奖励，如颁发奖金、荣誉证书等，激发员工参与体系管理的积极性。

定制化员工培训

根据员工的岗位需求和知识水平，提供定制化的培训。培训内容可以包括体系文件的解读、工作流程的操作规范、相关法律法规的要求等。

对于新员工，要进行全面的入职培训，使其了解企业的体系管理要求。

对于老员工，可以根据工作中的薄弱环节进行针对性培训。例如，对于生产一线员工，可以重点培训生产设备的操作规范和质量控制要点；对于管理人员，可以培训管理评审、内部审核等方面的知识。

培训方式可以采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。

四、

沟通与协作

建立有效的沟通渠道

在体系管理工作中，建立有效的沟通渠道至关重要。可以建立定期的会议制度，如每周的部门例会、每月的跨部门沟通会议等。

部门例会可以让部门内部员工交流工作进展、问题和解决方案；

跨部门沟通会议则有助于不同部门之间协调工作、解决部门间的接口问题。

还可以利用信息化工具建立沟通平台，如企业内部的即时通讯工具、项目管理软件等。

通过这些工具，员工可以实时沟通、共享文件和信息。

强化部门间协作

体系管理往往涉及多个部门的协同工作，要强化部门间的协作关系。

可以通过明确部门间的工作接口和流程，避免工作中的推诿和扯皮现象。例如，在产品研发过程中，研发部门、市场部门、生产部门等要明确各自的职责和工作交接点。

研发部门负责产品的设计和开发，市场部门提供市场需求信息和客户反馈，生产部门根据研发成果进行生产转化。

建立跨部门的项目团队也是加强协作的有效方式，团队成员来自不同部门，共同为实现项目目标而努力。

五、

风险管理

风险识别与评估

识别体系管理过程中的风险是风险管理的第一步。

风险可以来自多个方面，如市场变化、法律法规变更、技术创新等。例如，市场需求的突然变化可能导致企业的产品滞销，影响企业的经济效益；法律法规的变更可能使企业现有的生产或管理方式不符合要求，面临处罚风险。

对识别出的风险要进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。可以采用风险矩阵等方法进行评估，将风险分为高、中、低等不同等级。

风险应对策略

根据风险评估的结果，制定相应的风险应对策略。

对于高风险的情况，可以采取规避风险的策略，如停止与高风险供应商的合作；

对于中风险的情况，可以采取降低风险的策略，如加强质量控制措施以降低产品不合格的风险；

对于低风险的情况，可以采取接受风险的策略，但要进行监控。

要建立风险监控机制，定期对风险进行重新评估和应对策略调整。