保密档案管理中常见问题及解决措施

保密工作档案是单位保密工作开展情况的凭证。《武器装备科研生产单位保密资格标准》要求，单位应当建立保密工作档案，并由保密工作机构和业务部门按照职责分工分别建立。档案内容应当完整真实，反映单位保密工作开展实际情况。在实际工作中发现还存在一些问题，影响保密工作的开展。

一、档案分类不准确

保密工作档案应当按照国家有关档案管理工作规范要求进行分类归档。但在实际工作中，由于不熟悉标准要求，缺乏基本的档案学知识，未结合本单位实际按照标准及评分标准收集相关工作记录并进行分类归档，造成保密工作档案分类无章、排列无序。单位应当组织制定单位保密工作档案管理制度，根据“业务工作谁主管，保密工作谁负责”的原则，明确规定各有关部门的保密工作档案管理职责，并对相关归档原则、归档范围、归档流程等作出具体说明，使保密工作档案管理有章可循。按照国家要求和单位实际，建立规范保密工作档案目录框架，将日常保密管理工作记录条理性梳理筛选，分类分项、逐卷逐册细心归档。

二、档案内容不详实

据调查，部分保密单位由于各种原因，在日常工作中不注意留存记录要求，保密管理记录不完整，填写整理不规范。在保密管理审批方面，还存在漏审、不审等现象。相关人员在收集、整理保密工作档案时，不按照制度或标准严格把关，甚至帮忙捏造记录，造成保密工作档案不详实。保密管理是一项严谨细致的工作，各类材料积累记录要常态化，日常保密检查注重表单填写规范化，要求实事求是。保密单位应结合保密工作实际，梳理各流程管理脉络并认真填写相关材料，应收集得尽量全面。在时间方面，各责任部门应及时、定期收集相关档案资料，做到“日清月结”，以保证档案内容连续。档案资料收集后，要注意对其进行审核，保证审批记录真实、准确，要素无缺项漏项，材料之间无前后不一致等问题。务必做到真实性、有效性、系统性、合法性、可追溯。

三、补资料应付审查

还发现个别单位日常保密管理工作中，未按照国家法律法规和标准落实保密责任，未执行单位保密管理制度，保密工作档案内容缺失，在现场审查前搞突击、补记录，用不真实的材料应付审查。保密工作档案是单位保密体系建设的重要环节，是单位日常保密活动日积月累记录，是现场审查的必查项。保密工作档案应当依法依规建设和管理，业务工作人员应当严格恪守职业道德，完整、真实地收集整理好本单位、本部门的保密管理材料并及时归档，不弄虚作假。对平时不认真履行职责，现场审查前临时突击补充材料的行为，单位应当追究单位分管领导、部门负责人和有关工作人员的责任，推进保密工作档案规范建设、规范管理。加强保密工作档案管理是一项系统性、长期性工作。各单位还应从加强相关人员技能培训、开展专项检查等多个方面入手，引导保密工作档案管理始终朝着科学化、规范化方向前进。