企业如何建立一套完善的保密制度

前言

实务中不少企业对商业秘密的保密制度于在劳动合同或规章制度中设置保密条款，或仅订立保密协议，这样设计可行，但其保密作用却稍显薄弱，一方面增加了商业秘密泄露的可能，另一方面企业在遭到商业秘密侵权时也可能被认定未采取合理保密措施，致使相关权益无法得到法律的保护。

今天茹凌律师站好2022年Zui后一班工作岗，和大家分享一下如何根据企业的实际情况，建立完善的保密体系？不仅要依靠法律规定实现保密的作用，也要将企业管理、业务流程及技术手段结合起来，用以约束员工，从而形成完整的保密制度。

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一、加强保密制度培训，提高员工保密意识

保密制度作为企业保守商业秘密的屏障，加强保密制度的培训，可以提高员工的商业秘密知识及保密意识，以及检查泄密事件的能力。保密制度培训可以从以下方面入手：

1、入职岗前培训。新员工入职时由企业进行培训，普及相关的保密规定；

2、转职岗中培训。企业根据工作需要明确各个岗位需要进行保密的信息，制定有效的培训内容，对员工转岗后的岗位职能及可能涉及的保密事项予以集中培训。

3、重要涉密岗位培训。企业关键部门及重要涉密岗位，需要进行专门培训，对于处于特定岗位的员工，也可签订竞业限制协议。

二、完善保密相关的管理制度

建立完善的保密制度需要企业实行有效可行的管理制度，充分考虑到各岗位的业务内容，根据岗位职能及工作性质制定有效的管理制度和工作流程：

1、文件档案管理制度

根据文件和档案的内容，确定保密级别、保密期限，公司文件原件统一归文件档案管理部门整理归档并保管，明确保密文件的借阅手续。

2、计算机的使用管理制度

从保护涉密信息的角度，任何员工不能随意复制含有商业秘密的电子文件，更不能将上述文件带出保密区域或企业，以消除或降低泄密风险。

3、保密管理制度的公示

任何规章制度都需要经过公示才能发生法律效力，保密管理制度也不例外。企业应当向员工公示相应的制度和规范，使员工明确知晓其所负有的保密义务及相应的法律责任。

4、离职交接制度

对企业而言，离职员工Zui后的工作交接是重中之重。企业应在管理制度中规定以下几点：

（1）明确员工离职工作交接的具体内容，并以书面形式确定员工交还的资料；

（2）要求离职员工明确，其已根据企业指示交回所有含有商业秘密的资料。

三、签订保密或竞业限制协议

1、保密协议

与员工签订保密协议，或在劳动合同中设立保密条款，是企业Zui常使用的保密措施。保密协议可以对保密的内容和范围、保密协议双方的权利义务、保密期限和违约责任等作出约定，这样不仅能规范员工的日常行为，还可以要求泄密员工承担相应的赔偿责任。

2、竞业限制协议

对于掌握重大秘密的员工，企业可以与其签订竞业限制协议，要求竞业限制员工在离职后一定期限内未经同意不得从事与本单位相同或相类似的业务，从根本上阻断员工泄密的渠道。

四、建立商业秘密侵权索赔制度

商业秘密一旦遭受侵权，就难以恢复原状，企业应当建立一套商业秘密侵权索赔的制度，保证企业在遭受侵权后，能将影响和损失降到Zui小。

一旦发生侵权后，企业应以Zui快速度收集和保留下列证据，以确定侵权的范围、程度和侵权行为采用的手段及影响：

1、收集证据证明员工有机会获取商业秘密，且其使用的信息与该商业秘密实质上相同；

2、收集证据证明商业秘密已经被员工披露、使用，或者有被披露、使用的风险。

五、若涉嫌刑事犯罪的，可移送公安机关

根据《Zui高人民检察院、公安部关于公安机关管辖的刑事案件立案追诉标准的规定（二）》第七十三条的规定，“侵犯商业秘密罪”的立案标准如下：

 （一）给商业秘密权利人造成损失数额在五十万元以上的； 

（二）因侵犯商业秘密违法所得数额在五十万元以上的； 

（三）致使商业秘密权利人破产的； 

（四）其他给商业秘密权利人造成重大损失的情形。

若有初步证据证明符合上述标准的，可以将已收集的证据移送公安机关立案侦查。