体系管理：外部审核、 检查应对工作指引

1. 目的

为了做好公司外部审核、 检查的接待工作， 明确相关人员在外部审核、 检查时的行为规范， 特制定本工作指引.

本工作指引适用于管理体系外审、 客户审核、 zhengfubumen检查、 评级等相关工作。

2. 定义

审核员：客户、 审核机构、 zhengfubumen派来的体系审核、 检查、 评级人员;

接待人员：本公司负责接待审核员的人员；

陪同人员：审核、 检查、 评级过程中本公司的陪同人员；

现场人员：审核、 检查、 评级过程中， 审核员在现场问到的人员。

3. 职责

3. 1 接待人员工作职责:

（1） 事先将审核员的工作目的、 范围、 时间等传达给相关部门;

（2） 根据审核员工作内容， 制定本公司各部门的工作计划；

（3） 负责安排审核员的往来接送、 饮食、 住宿、 其它活动的日程安排等。

3. 2 陪同人员工作职责:

（1） 正确理解审核员的问题， 并恰当地解答、 回复；

（2） 提供审核员所需的文件资料；

（3） 带领审核员到达所需的审核现场；

（4） 审核员进入现场前对其进行必要的安全教育， 并确保其已配置足够的防护用品。

3. 3 现场人员工作职责:

（1） 正确理解审核员的问题， 并恰当地回复；

（2） 提供审核员所需的文件资料。

4. 人员选择

4. 1 接待人员的资格要求:

（1） 职务级别满足审核员的要求；

（2） 人际交往能力较强；

（3） 沟通表达能力较好；

（4） 对审核员有一定认识或已有业务往来的。

4. 2 陪同人员的资格要求:

（1） 职务级别满足审核员的要求；

（2） 对公司或本部门的业务流程熟悉；

（3） 沟通表达能力较好；

（4） 反应快， 应变能力强。

4. 3 现场人员的资格要求:

现场人员通常不能事先确定， 尽可能安排操作熟练的老员工或班组长去应对。

5. 活动程序

5. 1 准备

5. 1. 1 接待人员收到审核员的工作计划后， 制定本公司的工作计划， 并将其传达给相关部门；必要时

可组织各部门开会讨论；

5. 1. 2 各部门收到接待人员的信息后， 及时准备审核所需的文件、 资料；

5. 1. 3 各部门在审核前需对本部门进行自查， 重点是审核员关注的问题、 内容、 项目等；

5. 1. 4 针对自查出的问题， 各部门尽可能在审核员到达前完成整改；对于不能完成的整改项目， 应事先做好应对措施；

5. 1. 5 各部门指定陪同人员；

5. 2 接待

5. 2. 1 接待人员要确定好审核员到达时间、 人员名单等， 视情况摆设“欢迎 XX 光临指导” 之类标语或标牌；

5. 2. 1 接待人员要确定好接待地点， 并准备好相关设施（会议室、 电脑、 投影仪、 数码相机、 接待用安全帽、饮料等） ；

5. 2. 2 陪同人员要携带好相关文件、 资料， 提前进场；

5. 2. 4 双方人员到齐后， 由接待人员介绍公司状况及各陪同人员姓名、 职务。

5. 3 审核

陪同人员及时提供审核员所需的文件资料并解答审核员提出的问题， 特别注意事项：

（1） 提供给审核员的文件事先要检查过， 有问题的资料（如：内容不完整的， 问题点未改善的，纠正措施不具体的等）不要提交给审核员；

（2） 审核员若无特别要求， 不要提供整个资料夹的文件；

（3） 与本次审核内容无关的文件、 记录尽可能不要给审核员看到；

（4） 不要带审核员到与审核内容或其产品无关的车间、 部门、 场所；

（5） 公司 FTP 共享资料夹不能打开给审核员看到；

（6） 个人邮箱里的邮件不能打开给审核员看到；

（7） 所用的 U 盘只能存放与本次审核有关的电子档文件；

（8） 认真听取审核员的意见， 耐心地有礼貌地回答审核员的问题， 避免争吵；

（9） 不知道如何回复时向上级或其它陪同人员请教；

（10） 如果发现有回答错误或资料提供错误时， 应在审核结束前向审核员提出更正；

（11） 现场审核时， 必须保证每个审核员身边都有人陪同， 不可以让审核员单独与现场员工交谈或单独在现场查找问题；

（12） 现场审核时， 若陪同人员先于审核员发现问题时， 应私下知会在现场的相关部门负责人；

（13） 现场审核时， 现场人员回答不清楚或错误时， 陪同人员要及时提示、 纠正；

（14） 审核员要求帯走产品技术性文件（如：图纸、 工艺卡片、 作业指导书等） 时应委婉地拒绝，并请示上级领导；

（15） 审核过程中不要提及与审核方同行或其竞争对手有关的信息。

5. 4

会议时， 各部门陪同人员应认真听取审核员的发言， 尊重审核员的意见， 针对问题点要做好记录。

5. 5 问题点回复

5. 5. 1 审核方有要求时， 按审核方要求的格式回复问题点的整改措施， 并提供相关证据；

5. 5. 2 审核方无要求时， 按本公司的格式回复问题点的整改措施， 并提供相关证据；

5. 5. 3 注意事项：

（1） 容易实施的整改措施要尽可能按审核员的意见和方法去实施；

（2） 整改措施实施难度大的， 完成期限可以定迟一些， 或者只整改少部分容易完成的内容；

（2） 整改措施成本太高或条件不具备， 暂无法实施的， 应注明无法实施的原因；视情况可设定一个较远的预计实施日期。