目前各企业的EHS管理均按照ISO45001&ISO14001双体系进行管理,有些小伙伴一时对体系如何开展找不到方向,今天就以ISO45001(职业健康安全)说说EHS体系审核中的那些事。
体系审核主要工作是首次认证,每年进行监督性审核即可,监督性审核需要每年做好内部审核、管理评审和认证机构的外部审核。
一、首次认证
首次认证主要的工作量在于材料的准备和体系组织的建立;可以通过第三方的体系辅导机构进行辅导并开展内审员的培训工作。为便于大家了解,准备了以下的工作清单:
材料准备
(1)根据EHS双体系编制公司内部的EHS体系手册,从适用范围、规范性引用、术语及定义、组织环境、领导作用、策划、支持、运行、绩效评价、改进十个方面进行编制。
(2)明确公司的EHS方针,明确EHS组织结构(安委会结构)和各部门职责,管理者代表任命;
(3)风险和机遇进行辨识和评估,编制风险机遇清单;危险源辨识和评估,编制危险源辨识清单;
(4)进行合规义务,并评价其适用性,编制合规义务清单;
(5)进行各部门的EHS目标指标分解,编制各部门目标指标清单,并每季度追踪各部门目标指标的完成情况;
(6)建立相关方的沟通记录;建立EHS程序文件,建立体系过程与程序文件对照表;
2.审核实施:
首次认证的的现场审核比较详细,根据公司的大小,较大的一般进行两次审核,主要对体系材料和现场根据审核清单对照检查;首次认证来说对双方都是拉锯战,需要耐心和认真的对接,不断的完善现场发现的不符合项。
二、内部审核
体系要求每年企业要开展内部审核,审核体系的内部运行情况,内部审核开展的要点如下:
年度内审的策划:
根据内审程序规定,制定年度审核计划,确定内审的实施月份,覆盖体系涉及的部门、过程和场所,每年至少进行一次。
2.成立内审小组:
根据内审活动的目的、范围、部门、过程和日常安排,成立内审小组,确定内审组组长,一般由EHS负责人担任;内审人员应为所在部门的负责人或者主要骨干,内审人员需通过体系认证课程培训并考核合格。
3.编制内审实施计划
按照年度内审安排,编制内审的日程和实施计划;明确内审的目的,范围,依据的的标准文件,本次审核的主要内容和时间安排,内审员的分工。
4.编制内审检查表
根据EHS双体系按照过程进行编写检查表,明确过程责任部门,一般分为18个过程,在编制过程中突出重点区域和公司客户的特使要求(童工筛查、孕妇)等。
5.内审实施
至少提前一周通知开展内审工作,组织开展内审首次会议,会议主要内容主要是向受审核部门介绍审核组成员分工,明确审核范围、目的和依据;简要介绍实施审核的方法和程序以及具体安排。现场审核主要是根据审核表的内容,由内审员对现场进行核对,这时审核员的个人素质和审核策略、技巧得到充分的发挥。
现场审核结束后召开末次会议,内审组长主持,审核组成员和受审核部门人员参加;末次会议主要说明下审核说明,不合格项和纠正措施要求。追踪现场发现不符合项的纠正措施完成情况,实现问题的闭环管理。并编制内审报告,报告主要对本次审核的不合格报告进行汇总、分析
三、管理审核
EHS体系要求管理评审每年至少进行一次,管理评审由Zui高管理者主持召开,高层领导(安委会成员)参加会议,管理者代表(环安负责人)可以替代Zui高管理者实施管理评审。
开展管理评审会议,会议的输入内容应包括:
1.以往管理评审所采取措施的状况;
2.与EHS管理体系相关的内外部问题变化;相关方的需求和期望,包括合规义务;重要的环境因素/重大危险源变化;内外部风险和机遇;
3.EHS目标的实现程度;
4.环境、职业健康安全绩效方面的监视和测量结果,其合规性义务的履行情况;
5.审核结果
6.资源的充分性和相关方的信息交流(抱怨)
7.持续改进的机会
管理评审会议的输出内容:
1.对EHS体系的持续适宜性、充分性和有效性的结论;
2.与EHS体系变更的任何需求相关的决策;
3.EHS目标未实现时采取的措施;
4.与持续改进机会相关的决策
根据以上管理评审会议的内容编写管理审核报告,并作为体系文件记录保存。
四、外部审核
体系的外部审核主要由体系认证机构的老师进行现场审核,根据企业现场情况,一般审核2-3天,进行分组审核,主要分材料审核和现场审核。主要审核流程如下:
1.首次会议:
Zui高管理者或者管理者代表和各部门负责人参加,介绍本次外审的具体范围和分组安排;一般会议结束后进行管理者访谈,主要是涉及管审报告中的EHS目标、方针、风险和机遇相关内容。
2.材料审核:
主要是查看合规性评价报告(法规标准等)、内审管审报告、相关证件到期情况、特种设备检测材料、培训记录等相关材料;我们按照体系要求的文件记录清单准备即可。
3.现场审核:
主要对动力设施、主厂房、重大危险源、危险作业管理、危废库房、职业健康涉害岗位进行重点检查。我们只要合理分组,各部门骨干一起进行陪同检查,以便能够及时对现场情况能够解释清楚。
4.末次会议:
主要说明本次审核的结果和开具的不符合项&建议项,需要不符合项的部门负责人进行签字确认,给予书面的审核结论,一般外审结束一月内反馈不符合项的整改情况,形成闭环。